Jahresgespräch mit Versicherungskunden: Leitfaden für Broker und Makler

Ein Leitfaden für Jahresgespräche mit Ihren Nichtleben-Kunden im eigenen Betrieb: wen Sie wann einladen, wie viele Gespräche in Ihre Woche passen, wie sich 45 Minuten aufteilen lassen und was davor und danach zu erledigen ist. Zur Deckung steht hier nichts, das bleibt Ihre Sache.

Von Erneuerungstermin · Stand: 01.11.2026

Für unabhängige Versicherungsbroker in der Deutschschweiz, oft auch Versicherungsmakler genannt. Sind Sie versichert und suchen Rat, fragen Sie bitte Ihren Broker oder Versicherer.

Kurz gesagt

• Planen Sie rückwärts ab dem Ablauf. Bei drei Monaten Frist muss das Gespräch deutlich vor dem Stichtag liegen, sonst bleibt keine Zeit für einen Entscheid.
• Ziehen Sie Anfang jedes Monats eine Liste: alle Abläufe des Monats, der fünf Monate später liegt. So landet jeder Ablauf in genau einer Gruppe.
• Reservieren Sie feste Terminfenster, bevor Sie einladen, und rechnen Sie nach, ob sie reichen.
• Halten Sie nach dem Gespräch Entscheid, Stichtag und Zuständigkeit fest.

Der Ablauf in fünf Schritten

1. Auswahl: Wer kommt diesen Monat dran?

Ziehen Sie Anfang jedes Monats aus Ihrer Brokersoftware alle Nichtleben-Policen, die im Monat fünf Monate später ablaufen. Anfang Juli also alle Abläufe im Dezember. Dazu kommen Kunden, die Sie seit 24 Monaten nicht gesprochen haben. Die fünf Monate sind mein Vorschlag innerhalb meiner Schätzung von 4 bis 6 Monaten, kein gemessener Wert.

Streichen Sie, wer sich abgemeldet hat. Hat ein Kunde mehrere Policen mit nahen Abläufen, laden Sie ihn einmal ein, nicht pro Police.

Ergebnis: eine Liste mit Name, Kontakt, Ablaufdatum und Sparte. Die CSV-Vorlage hat genau diese Felder. Geht die Liste an einen Dienstleister, prüfen Sie zuerst die Datenschutz-Checkliste nach Art. 9 DSG.

2. Termin: Fenster festlegen, bevor Sie einladen

Tragen Sie feste Terminfenster in Ihre Agenda ein, zum Beispiel zwei Halbtage pro Woche, und nennen Sie in jeder Einladung zwei davon. Zwei Kunden können dasselbe Fenster wählen. Legen Sie vorher fest, was dann gilt: Wer zuerst antwortet, erhält den Termin, der andere Kunde sofort zwei neue Vorschläge. Legen Sie auch fest, wer die Antworten liest und die Termine einträgt.

Ergebnis: reservierte Fenster für die nächsten Wochen und eine Person, die dafür zuständig ist.

3. Einladung: kurz, persönlich, mit zwei Terminen

Sechs Mustertexte zum Kopieren stehen auf der Seite Einladung zum Jahresgespräch. Die erste Einladung geht direkt nach dem Ziehen der Liste raus, die Erinnerung rund drei Wochen später (mein Vorschlag, kein gemessener Wert). Mein Vorschlag: höchstens zwei Einladungen pro Ablauf. Eine Rechtsregel ist das nicht, es schont Ihre Kunden.

Bevor Sie per E-Mail, SMS oder Telefon einladen, lesen Sie, was UWG und Kaltakquise-Verbot regeln.

4. Vorbereitung: ein Blatt pro Gespräch

Ein Blatt reicht: Wer nimmt teil, welche Verträge laufen wann ab, welcher Stichtag gilt laut Police und AVB, was ist seit dem letzten Gespräch offen geblieben. Prüfen Sie auch, ob sich Ihre eigenen Angaben nach Art. 45 VAG geändert haben. Wenn ja, müssen Sie Ihre Kunden laut Art. 190c AVO «beim nächsten Kundenkontakt» darüber informieren. Die Einzelheiten stehen in der Checkliste zu Art. 45 VAG.

5. Nachhalten: Entscheid, Stichtag, Zuständigkeit

Halten Sie am selben Tag fest, was entschieden wurde, was bis wann offen ist und wer es erledigt. Der wichtigste Eintrag ist der Stichtag. Verpasst ein Entscheid die Frist, kann sich der Vertrag je nach Abrede verlängern, laut Art. 47 VVG um höchstens je ein Jahr.

Zählen Sie einmal im Monat drei Zahlen: eingeladen, gebucht, durchgeführt. Daraus ergibt sich Ihre eigene Buchungsquote, und die brauchen Sie für die Rechnung weiter unten.

Rückwärts planen ab dem Ablauf

Die Rechnung beginnt beim Vertrag, nicht bei der Agenda. Art. 35a VVG nennt für die ordentliche Kündigung eine Frist von drei Monaten. Art. 98 VVG zählt Art. 35a zu den Vorschriften, die nicht zuungunsten des Versicherungsnehmers geändert werden dürfen, mit den Ausnahmen in Art. 98a VVG. Welche Frist für Ihren Vertrag gilt, steht in Police und AVB. Vor diesem Stichtag brauchen Sie Zeit für das Gespräch und für alles, was danach folgt. Daraus ergibt sich meine Schätzung von 4 bis 6 Monaten. Ein Branchenwert steht nicht dahinter.

Beispiel: Ablauf am 31.12.2027, drei Monate Frist.

Die Tabelle für alle zwölf Monate und die Excel-Formeln stehen im Erneuerungskalender.

Wie viele Gespräche in Ihre Woche passen

Rechenbeispiel, alle Zahlen frei erfunden. Ein Betrieb mit 300 Nichtleben-Kunden, Abläufe gleichmässig über das Jahr verteilt, 4 Stunden Terminfenster pro Woche, 45 Minuten pro Gespräch plus 15 Minuten Puffer. Ferien sind nicht eingerechnet.

• 300 Kunden geteilt durch 12 Monate ergibt 25 Einladungen pro Monat.
• 4 Stunden mit je 60 Minuten pro Gespräch ergeben 4 Gespräche pro Woche.
• 4 Gespräche mal 52 Wochen geteilt durch 12 Monate ergibt rund 17 Gespräche pro Monat.

Ob das reicht, hängt davon ab, wie viele Eingeladene zusagen. Dazu habe ich keine Daten. Die Quoten in der Tabelle sind frei gewählt und zeigen nur die Rechnung. Sie sagen nichts darüber, was bei Ihnen zu erwarten ist.

Ihre eigene Rechnung: Kunden geteilt durch 12, mal Ihre Buchungsquote, ergibt den Bedarf pro Monat. Wochenstunden mal 52 geteilt durch 12, geteilt durch die Stunden pro Gespräch, ergibt die Fenster pro Monat.

Ein möglicher Engpass ist die Häufung. Angenommen, 40 % der Abläufe liegen auf dem 31.12. (ebenfalls erfunden), dann sind das 120 Kunden in einer einzigen Gruppe. Bei angenommenen 50 % Buchungsquote folgen 60 Gespräche. Bei 4 pro Woche dauert das 15 Wochen, zwischen dem 30.06. und dem Stichtag vom 30.09. liegen aber nur 13. Es brauchte also rund 5 Gespräche pro Woche, und das mitten im Sommer. Schauen Sie deshalb zuerst, wie sich Ihre Abläufe über die Monate verteilen, dann legen Sie die Fenster fest.

Agenda für 45 Minuten

Mein Vorschlag, kein gemessener Wert. Passen Sie die Zeiten an. Wie Sie die Deckung beurteilen, bleibt Ihre Sache.

Prüfliste vor, im und nach dem Gespräch

Zum Ausdrucken gedacht. Die Liste betrifft den Ablauf, nicht den Inhalt Ihrer Beratung.

Vor dem Gespräch

• Teilnehmer geklärt: Wer entscheidet beim Kunden, wer ist von Ihrer Seite dabei?
• Termin, Ort oder Videolink und Dauer bestätigt (Vorlage 5).
• Ablaufdatum, Stichtag und verlangte Form der Kündigung aus Police und AVB notiert.
• Police, AVB und letzte Korrespondenz liegen bereit.
• Schäden und offene Punkte seit dem letzten Gespräch durchgesehen.
• Haben sich Ihre Angaben nach Art. 45 VAG geändert? Dann das aktuelle Informationsblatt mitbringen (Art. 190c AVO).

Im Gespräch

• Festgehalten, was sich beim Kunden seit dem letzten Gespräch geändert hat.
• Geklärt, wer bis wann entscheidet, und das Datum liegt vor dem Stichtag.
• Kommt ein neuer Vertrag infrage: Informationen nach Art. 45 und Art. 45b VAG rechtzeitig übergeben.
• Nächster Schritt mit Datum und zuständiger Person vereinbart.

Nach dem Gespräch

• Notiz am selben Tag abgelegt: Teilnehmer, Entscheide, offene Punkte.
• Stichtag und Zuständigkeit in Ihrer Pendenzenliste eingetragen.
• Falls eine Kündigung beschlossen ist: Form und Eingang nach Police und AVB geprüft.
• Nächster Ablauf im Kalender nachgeführt.
• Monatszahlen nachgeführt: eingeladen, gebucht, durchgeführt.
• Abmeldungen auf die Sperrliste gesetzt.

Muss ich Jahresgespräche führen?

Das Wort kommt im VVG, im VAG und in der AVO nicht vor, das zeigte eine Volltextsuche am 01.11.2026 in den aktuellen Fassungen. Eine Vorschrift, die ein Jahresgespräch verlangt, habe ich nicht gefunden. Das ist kein Beweis, dass es nirgends eine Pflicht gibt.

Art. 40 Abs. 2 VAG sagt, dass ungebundene Vermittler in einem Treueverhältnis zu den Versicherungsnehmern stehen und in deren Interesse handeln. Wie oft man dafür mit einem Kunden sprechen muss, steht dort nicht. Prüfen Sie darum Ihr Mandat: Was Sie dort zugesagt haben, gilt. Der Ratgeber Gryps zählt «die regelmässige Überprüfung der Verträge» zu den Leistungen eines Brokers. Im Fachmagazin thebrokernews steht die «Planung und Koordination von Terminen für Kundenmeetings, Jahresgespräche oder interne Besprechungen» unter den Aufgaben, die KV-Praktikanten im Brokerbüro übernehmen können (20.02.2026). In einem Interview von 2022 heisst es: «Risikosituationen werden mindestens jährlich überprüft». Das ist Praxis, keine Vorschrift.

Weiterlesen

• Einladung zum Jahresgespräch: sechs Vorlagen
• Art. 35a VVG: Kündigungsfristen und Erneuerungskalender 2027
• Art. 45 VAG: Informationspflicht prüfen
• Eigene Kunden einladen: Kaltakquise und UWG

Quellen

Alle am 01.11.2026 geöffnet. Massgebend bleibt die jeweils aktuelle Fassung des Gesetzes.

• Versicherungsvertragsgesetz (VVG, SR 221.229.1), Art. 35a, 47, 98 und 98a, Fassung vom 01.01.2024
• Versicherungsaufsichtsgesetz (VAG, SR 961.01), Art. 40, 45 und 45b, Fassung vom 01.09.2024
• Aufsichtsverordnung (AVO, SR 961.011), Art. 190c, Fassung vom 26.02.2026
• Gryps: Ratgeber zum Versicherungsbroker, privater Ratgeber
• thebrokernews: Wie Brokerbüros mit KV-Praktikanten Admin entlasten, Interview vom 20.02.2026
• thebrokernews: Interview mit einer Brokerin bei Aon Schweiz, 31.01.2022

So entstand diese Seite

Erneuerungstermin ist ein Einzelunternehmen. Ich bin weder Anwalt noch Versicherungsberater, und ich habe noch keine Kunden. Diese Seite stützt sich darum auf die verlinkten Texte, nicht auf Erfahrung aus Mandaten. Ausgearbeitet wurde sie grösstenteils mit KI. Sie ist keine Rechts- und keine Versicherungsberatung. Einen Fehler gefunden? Schreiben Sie mir: patrice@erneuerungstermin.ch.