Einladung zum Jahresgespräch: Vorlagen für Versicherungsbroker
Sechs Mustertexte in Sie-Form zum Kopieren und Anpassen: Einladung an Firmen und Private, Erinnerung, Antwort auf Deckungsfragen, Bestätigung und ein Telefonleitfaden zur Terminvereinbarung, dazu eine Prüfliste vor dem Versand.
Diese Seite meint das Gespräch mit Ihren Versicherungskunden, nicht das Mitarbeitergespräch. Sie richtet sich an Broker. Alle Namen sind frei erfunden, eckige Klammern ersetzen Sie durch Ihre Angaben.
Alle sechs Vorlagen als Textdatei herunterladen (ohne Formular, ohne E-Mail-Abfrage)
Die sechs Vorlagen
Vorlage 1: Erste Einladung an eine Firma
Herr Muster und die Schreinerei Muster GmbH sind frei erfunden.
Beispiel
Betreff: Einladung: Erneuerung Ihrer Betriebshaftpflicht per [Ablaufdatum]
Sehr geehrter Herr Muster
Ihre Betriebshaftpflicht steht am [Ablaufdatum] zur Erneuerung an. Vorher möchte ich sie gern persönlich mit Ihnen anschauen. Rechnen Sie mit rund [45] Minuten, bei Ihnen im Betrieb oder bei mir im Büro.
Passt Ihnen [Wochentag, Datum] um [Zeit] oder [Wochentag, Datum] um [Zeit]? Eine kurze Antwort auf dieses Mail genügt. Wenn beides nicht geht, schlage ich Ihnen gern andere Termine vor.
Freundliche Grüsse
[Ihr Name]
[Ihre Firma], [Ihre Adresse], [Ihre Telefonnummer]
Möchten Sie solche Einladungen nicht mehr erhalten? Antworten Sie kurz mit «Abmelden». Das kostet nichts, und ich trage Sie sofort aus.
Vorlage 2: Erste Einladung an eine Privatperson
Frau Beispiel ist frei erfunden.
Beispiel
Betreff: Einladung: Erneuerung Ihrer Hausratversicherung per [Ablaufdatum]
Sehr geehrte Frau Beispiel
Ihre Hausratversicherung steht am [Ablaufdatum] zur Erneuerung an. Vorher möchte ich sie gern kurz mit Ihnen anschauen. Rund [30] Minuten genügen, bei mir im Büro, per Telefon oder per Video, wie es Ihnen lieber ist.
Passt Ihnen [Wochentag, Datum] um [Zeit] oder [Wochentag, Datum] um [Zeit]? Eine kurze Antwort genügt, Unterlagen brauchen Sie keine.
Freundliche Grüsse
[Ihr Name]
[Ihre Firma], [Ihre Adresse], [Ihre Telefonnummer]
Möchten Sie solche Einladungen nicht mehr erhalten? Antworten Sie kurz mit «Abmelden». Das kostet nichts, und ich trage Sie sofort aus.
Vorlage 3: Erinnerung
Für alle, die auf die erste Einladung nicht geantwortet haben. Herr Muster ist frei erfunden.
Beispiel
Betreff: Erinnerung: Gespräch zu Ihrer Betriebshaftpflicht
Sehr geehrter Herr Muster
Vor rund drei Wochen habe ich Sie zu einem Gespräch vor der Erneuerung Ihrer Betriebshaftpflicht am [Ablaufdatum] eingeladen. Falls die Nachricht untergegangen ist: Passt Ihnen [Wochentag, Datum] um [Zeit] oder [Wochentag, Datum] um [Zeit]?
Wenn Sie zurzeit kein Gespräch wünschen, ist das in Ordnung. Zu diesem Ablauf schreibe ich Ihnen dann nicht mehr.
Freundliche Grüsse
[Ihr Name]
[Ihre Firma], [Ihre Adresse], [Ihre Telefonnummer]
Möchten Sie solche Einladungen nicht mehr erhalten? Antworten Sie kurz mit «Abmelden». Das kostet nichts, und ich trage Sie sofort aus.
Vorlage 4: Antwort, wenn der Kunde eine Deckungsfrage stellt
Beantwortet Ihre Assistenz oder ein Dienstleister die Mails, ersetzen Sie den zweiten Absatz durch: «Ihre Frage habe ich an [Name des Brokers] weitergegeben. Er oder sie meldet sich direkt bei Ihnen.» Herr Muster und die Maschinen sind frei erfunden.
Beispiel
Betreff: Ihre Frage zu den neuen Maschinen
Sehr geehrter Herr Muster
Danke für Ihre Nachricht. Ihre Frage nehme ich gern auf. Die Antwort hängt von Ihrer Police und von den Einzelheiten ab, darum beantworte ich sie nicht per Mail.
Wir besprechen das in unserem Gespräch am [Datum]. Eilt es, rufen Sie mich bitte an: [Ihre Telefonnummer].
Freundliche Grüsse
[Ihr Name]
[Ihre Firma], [Ihre Adresse], [Ihre Telefonnummer]
Vorlage 5: Bestätigung des Termins
Herr Muster ist frei erfunden. Den Satz zum Informationsblatt verwenden Sie, wenn sich Ihre Angaben geändert haben.
Beispiel
Betreff: Bestätigung: unser Gespräch am [Datum]
Sehr geehrter Herr Muster
Danke für Ihre Zusage. Ich bestätige unser Gespräch:
[Wochentag, Datum], [Zeit]
[Ort, Telefonnummer oder Videolink]
Dauer: rund [45] Minuten
Hat sich in Ihrem Betrieb seit unserem letzten Gespräch etwas verändert? Dann nehmen Sie das gern mit. Unser aktuelles Informationsblatt nach Art. 45 VAG finden Sie [im Anhang oder unter Link].
Müssen Sie verschieben, genügt eine kurze Antwort auf dieses Mail.
Freundliche Grüsse
[Ihr Name]
[Ihre Firma], [Ihre Adresse], [Ihre Telefonnummer]
Vorlage 6: Telefonleitfaden zur Terminvereinbarung
Wenn Sie lieber anrufen. Prüfen Sie vorher, was lit. u und v UWG für Anrufe verlangen. Herr Muster ist frei erfunden.
Beispiel
«Guten Tag Herr Muster, hier ist [Ihr Name] von [Ihre Firma]. Haben Sie zwei Minuten?»
Wenn nein: «Wann passt es Ihnen besser?»
«Ihre Betriebshaftpflicht steht am [Ablaufdatum] zur Erneuerung an. Vorher möchte ich sie gern persönlich mit Ihnen anschauen, rund [45] Minuten. Passt Ihnen [Termin 1] oder [Termin 2]?»
Wenn eine Deckungsfrage kommt: «Das schauen wir im Gespräch an der Police an.»
Wenn kein Interesse besteht: «Das ist in Ordnung. Dann frage ich Sie zu diesem Ablauf nicht mehr an.»
Notieren Sie das Ergebnis. Will der Kunde gar keine Anrufe mehr, kommt er auf die Sperrliste.
Wann welcher Text
| Vorlage | Zeitpunkt | Hinweis |
|---|---|---|
| 1 oder 2 | Rund 5 bis 6 Monate vor dem Ablauf | Meine Schätzung, kein gemessener Wert. Die Daten pro Monat stehen im Erneuerungskalender. |
| 3 | Rund 3 Wochen später | Einmal, danach ist Schluss für diesen Ablauf. |
| 4 | Am selben Arbeitstag | Die Frage geht an den Broker. Im Mail steht keine Aussage zur Deckung. |
| 5 | Sofort nach der Zusage | Tragen Sie den Termin gleichzeitig in die Agenda ein. |
| 6 | Statt Vorlage 1 oder 2, oder statt Vorlage 3 | Auch hier höchstens zwei Einladungen pro Ablauf. |
Beim Brief ersetzen Sie «auf dieses Mail» durch Ihre Telefonnummer oder E-Mail-Adresse, auch in der Abmeldezeile. Was je Kanal gilt, steht unter Eigene Kunden einladen.
Prüfliste vor dem Versand
- Absender: Ihr Name und Ihre Firma stehen korrekt da, Antworten kommen bei Ihnen an. Art. 3 Abs. 1 lit. o UWG nennt den «korrekten Absender». Das BAKOM schreibt: «Das kann entweder der Versender selbst oder sein Auftraggeber sein; eine Person muss eindeutig zu bestimmen sein.»
- Ablehnung: Jede Einladung und Erinnerung (Vorlagen 1 bis 3) nennt eine «problemlose und kostenlose Ablehnungsmöglichkeit» (lit. o). Wer sich abmeldet, kommt sofort auf die Sperrliste.
- Grundlage: Für jede E-Mail-Adresse ist notiert, worauf Sie sich stützen. Dazu mehr unter E-Mail und SMS.
- Ablaufdatum: Stimmt mit der Police überein. Verlängert sich der Vertrag ohne Kündigung automatisch, schreiben Sie nicht «läuft ab» und nicht, der Schutz ende.
- Sparte: Der Text nennt nur die Nichtleben-Sparte, um die es geht. Kein Wort zu Kranken, Unfall, Leben oder 3a.
- Inhalt: Kein Wort, das einen Wechsel, einen Kauf oder eine Ersparnis nahelegt. Keine Aussage zur Deckung.
- Termine: Beide Vorschläge sind frei und liegen vor dem Stichtag.
- Versand: Einzeln, nie mit sichtbaren Empfängern im Verteiler.
- Anrede und Sprache: Stimmen für diese Person und Firma.
- Ihre Angaben: Sie haben geprüft, ob sich etwas nach Art. 45 VAG geändert hat. Art. 190c AVO spricht vom «nächsten Kundenkontakt». Ob eine Einladung schon als Kundenkontakt zählt, sagt der Text nicht. Der Satz zum Informationsblatt in Vorlage 5 erreicht nur Kunden, die zusagen, und kommt nach der Einladung. Wollen Sie auch die Einladung abdecken, nennen Sie die Änderung schon dort. Ob das genügt, klären Sie mit Ihrem Anwalt.
- Anzahl: Höchstens zwei Einladungen pro Ablauf. Das ist mein Vorschlag, keine Rechtsregel.
Betreffzeilen
Alle drei nennen den Anlass ohne Druck. Messwerte dazu habe ich keine.
- Einladung: Erneuerung Ihrer Betriebshaftpflicht per [Ablaufdatum]
- Ihre Betriebshaftpflicht: Gespräch vor dem Ablauftermin am [Ablaufdatum]
- [Ihr Name]: kurzes Gespräch vor dem [Monat]
Was ich absichtlich weggelassen habe
- Versprechen zu Prämien oder Ersparnis. Eine Einladung kann das nicht halten, und sie nimmt das Gespräch vorweg.
- Aussagen zur Deckung. Sie gehören in Ihr Gespräch, geprüft an der Police.
- Künstliche Dringlichkeit. Der Ablauf ist der echte Anlass, mehr braucht es nicht.
- Lange Texte. Der Kunde muss nur eines tun: einen der zwei Termine bestätigen.
Weiterlesen
- Jahresgespräch: Leitfaden und Checkliste
- Art. 35a VVG: Kündigungsfristen und Erneuerungskalender 2027
- Eigene Kunden einladen: Kaltakquise und UWG
Quellen
Alle am 01.11.2026 geöffnet. Massgebend bleibt die jeweils aktuelle Fassung des Gesetzes.
- Bundesgesetz gegen den unlauteren Wettbewerb (UWG, SR 241), Art. 3 Abs. 1 lit. o, Fassung vom 01.01.2025
- BAKOM: Wann ist der Massenversand erlaubt?, veröffentlicht am 02.07.2021
- Versicherungsaufsichtsgesetz (VAG, SR 961.01), Art. 45, Fassung vom 01.09.2024
- Aufsichtsverordnung (AVO, SR 961.011), Art. 190c, Fassung vom 26.02.2026
So entstand diese Seite
Erneuerungstermin ist ein Einzelunternehmen. Ich bin weder Anwalt noch Versicherungsberater, und ich habe noch keine Kunden. Diese Seite stützt sich darum auf die verlinkten Texte, nicht auf Erfahrung aus Mandaten. Ausgearbeitet wurde sie grösstenteils mit KI. Sie ist keine Rechts- und keine Versicherungsberatung. Einen Fehler gefunden? Schreiben Sie mir: patrice@erneuerungstermin.ch.